Zaken doen met DJI

Bij DJI staat kwaliteit hoog in het vaandel. Onder kwaliteit wordt verstaan: het voldoen aan professionele aanbestedingsnormen en aan de verwachtingen van de klant.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is een grote inkoper van goederen en diensten. Om de inrichtingen goed te kunnen laten draaien, worden door DJI goederen en diensten ingekocht. DJI wil het administratieve proces rondom bestelaanvragen en leveringen, en het logistieke proces rondom de leveringen zo efficiënt mogelijk laten verlopen. Wij hebben daarvoor een aantal essentiële inkoop- en factuurvereisten op een rij gezet. We verzoeken u deze te volgen zodat wij kunnen zorgen voor een snelle administratieve afhandeling, een korte doorlooptijd van bestellingen, en een snelle afhandeling van uw factuur.

Hoe werkt inkopen bij DJI

Er zijn drie manieren waarop DJI bij u een inkoop kan verzorgen.

  • Inkopen verlopen via Leonardo (inkoopsysteem DJI): u ontvangt van DJI een inkoopordernummer.
  • Uitputting van een contract dat u met DJI heeft afgesloten.
  • Inkoopbon

De afspraak is dat alle verplichtingen met externe partijen vastgelegd moeten worden via een inkooporder of een contract.

Waar dient uw factuur aan te voldoen

Om het facturatieproces zo optimaal en efficiënt mogelijk laten verlopen, is er een aantal factuurvereisten opgesteld. DJI streeft ernaar om zoveel mogelijk opdrachten via de afdeling Inkoop aan u te verstrekken. U ontvangt in dat geval een schriftelijke opdracht. Hierin is aangegeven welke informatie u op de factuur dient te vermelden. Als u op andere wijze een opdracht ontvangt, is het van belang om met uw opdrachtgever af te stemmen welk locatienummer en welke afleverlocatie op de factuur dient te worden vermeld. Dit kan per opdracht verschillen en voorkomt dat de factuur aan de verkeerde locatie wordt aangeboden. DJI werkt met een checklist wettelijke vereisten en DJI-vereisten. De volledige lijst met wettelijke vereisten is te vinden op de website van de belastingdienst.

De volgende zaken dienen op de factuur te staan:

Wettelijke vereisten:

  • Uw volledige naam en die van uw afnemer
    U vermeldt de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden naam van het onderdeel dat de goederen en/of diensten heeft geleverd vermelden op de factuur
  • Uw volledige adres en dat van uw afnemer
    U vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd, zoals vermeld in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende
  • Uw Btw-nummer
    Bij fiscale eenheden is dat het Btw-nummer van het onderdeel dat de goederen en/of diensten heeft geleverd
  • Uw KvK-nummer
    Het KvK-nummer dat volgens het Handelsregister is gekoppeld aan de juridische naam of handelsnaam die is vermeld op uw factuur
  • Factuurdatum
    De datum waarop de factuur is uitgereikt
  • Factuurnummer
    Een uniek volgnummer
  • Een omschrijving van de goederen en/of diensten die u hebt geleverd
  • Het aantal geleverde goederen en/of diensten
  • De datum waarop de goederen en/of diensten zijn geleverd
  • Het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief BTW

Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven, vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is:

  • Het Btw-tarief dat u in rekening brengt
  • Het Btw-bedrag

DJI-vereisten

  • Factuuradres
    SSC DJI, Postbus 90832, 2509 LV DEN HAAG, T.a.v. locatie DJI waaraan de goederen en/of diensten zijn geleverd
  • Afleverlocatie
    Uw factuur kan niet in behandeling worden genomen indien wij niet weten aan welke DJI locatie de goederen en/of diensten zijn geleverd
  • Indien verstrekt: Inkoopordernummer en Leveranciersnummer
  • Indien verstrekt: Projectnummer en taak van de Dienst
  • Indien aanwezig: Contractnummer van het SSC DJI
  • Naam van uw DJI contactpersoon
  • IBAN-nummer
    Begunstigde dient overeen te komen met de bij DJI bekende leverancier van goederen en/of diensten
  • BIG-nummer
    Uw BIG registratienummer indien uw beroep valt onder de beroepsgroepen van de Wet BIG
  • BSN-nummer en Geboortedatum
    Bij natuurlijke personen vermelding van beide gegevens op de declaratie

Nieuwe facturen kunnen gestuurd worden naar facturen@dji.minjus.nl. Voor een volledig automatische en snelle verwerking in ons financiële systeem is het vereist dat u één PDF-bestand per factuur inclusief bijlagen aanlevert. Vermeldt u in de onderwerp regel van het e-mailbericht het factuurnummer en/of de naam van uw bedrijf.

Wat verwachten wij van u

Na ontvangst van onze inkooporder dient u te controleren of u kunt leveren conform inkooporder. Mogelijke afwijkingen op een inkooporder kunnen zijn:

  • Artikelnummer;
  • Omschrijving;
  • Aantal;
  • Eenheid;
  • Prijs;
  • Bedrag per orderregel;

Zodra u een afwijking op de inkooporder constateert, dient u contact op te nemen met het klant contact center van SSC DJI (ssc@dji.minjus.nl) . Het is daarbij belangrijk dat u duidelijk vermeldt wat de afwijking precies inhoudt en op welke inkooporder deze betrekking heeft. Het SSC DJI neemt de melding in behandeling en past de inkooporder aan of annuleert deze. Pas als overeenstemming is bereikt over de afwijking, kunt u overgaan tot de daadwerkelijke levering. Het sturen van een afwijkende orderbevestiging is niet afdoende om een wijziging door te geven. Mocht u toch overgaan tot leveren zonder afstemming met het SSC DJI over de afwijking, dan zullen er factuurblokkades ontstaan. We zijn dan met u in dispuut over de facturatie, waardoor SSC DJI niet kan voldoen aan de afgesproken betalingstermijn zoals beschreven in de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (Ariv) en/of Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van Opdrachten tot verrichten van Diensten (Arvodi).

Aangepaste order

Als blijkt dat er een wijziging moet plaatsvinden op de door u ontvangen inkooporder dan zal het SSC DJI een nieuwe revisie van de inkooporder versturen. Deze inkooporders zullen herkenbaar zijn aan de schuine tekst ‘gewijzigd’ of ‘geannuleerd’. De te wijzigen regel zal bovendien een vet gedrukte tekst met de term ‘geannuleerd’ bevatten. De orderregel met de gewijzigde gegevens verschijnt onder aan de order als een nieuwe regel.

Facturen zonder inkoopordernummer of contractnummer

Indien niet via inkoop wordt ingekocht, en de factuur niet aan een inkooporder of een contract gekoppeld kan worden, dan wordt de factuur geblokkeerd. De leverancier, en indien bekend, de aanvrager, ontvangen hiervan een bericht. Dit bericht deelt mee dat de aanvrager een Dossier Achteraf Formulier (DAF) moet invullen en laten ondertekenen door het bevoegd gezag. Zodra het formulier door SSC DJI is ontvangen, wordt het toegevoegd aan de factuur. De factuur kan vervolgens worden vrijgegeven en voor goedkeuring aangeboden aan de prestatieverklaarders en budgethouders. Na akkoord kan de betaling vervolgens plaats vinden.

Contact Klanten Contact Center

Het Klanten Contact Center (KCC) is centraal aanspreekpunt voor u. Indien u navraag wenst te doen over reeds ingezonden facturen of u heeft vragen met betrekking tot inkoop dan kunt u dit doen door een email te sturen naar ssc@dji.minjus.nl.

Informatie over aanbestedingen bij de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI).

De overheid is voor haar inkoop vanaf een vastgesteld bedrag verplicht een bepaalde inkoopprocedure te volgen. Die procedure noemen we 'aanbesteden'. De bedoeling achter het aanbesteden is het creëren van een vrije markt en het nastreven van transparantie en gelijkheid.

Algemene informatie of vragen?
KCC SSC DJI
Telefoon 088 07 54321
Mail ssc@dji.minjus.nl

Informatie over gegunde en lopende aanbestedingen?
www.tenderned.nl